個人情報保護規程

（平成１７年３月１０日規程第６号）

改正

• 平成１７年９月２６日規程第５５号
• 平成１８年９月２９日規程第６９号
• 平成２２年３月２５日規程第２４号
• 平成２２年７月２２日規程第４８号
• 平成２５年３月２８日規程第２５号
• 平成２５年１０月２４日規程第６５号
• 平成２６年１２月２５日規程第９３号
• 平成２７年３月１２日規程第３４号
• 平成２７年１２月１０日規程第９８号
• 平成２８年３月３１日規程第４９号
• 平成２９年５月２５日規程第３６号
• 平成２９年６月８日規程第４３号
• 平成３０年３月３０日規程第３５号
• 平成３０年７月３１日規程第６４号
• 平成３０年１１月１５日規程第８９号
• 令和２年６月１０日規程第２９２号
• 令和４年３月２４日規程第５０４号
• 令和５年３月９日規程第１３号

目次

第１章 総則（第１条・第２条）

第２章 個人情報等保護の管理体制（第３条－第６条）

第３章 教育研修（第７条）

第４章 個人情報等の取扱い（第８条－第３１条）

第５章 個人情報ファイル簿の作成及び公表等（第３２条－第３４条）

第６章 開示、訂正及び利用停止等（第３５条）

第７章 匿名加工情報（第３６条－第３９条）

第８章 苦情処理（第４０条）

第９章 特定個人情報等の取扱いに関する特則（第４１条－第５２条）

第１０章 監査及び点検の実施等（第５３条－第５６条）

附則

第１章 総則

（目的）

第１条 この規程は、国立研究開発法人理化学研究所（以下「研究所」という。）における個 人情報等の取扱いに関する基本的事項等を定めることにより、研究所の業務の適正かつ円 滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。

（定義）

第２条 この規程における用語の意義は、この規程に定めるほか、「個人情報の保護に関する 法律」（平成１５年法律第５７号。以下「法」という。）、「行政手続における特定の個 人を識別するための番号の利用等に関する法律」（平成２５年法律第２７号。以下「番号 法」という。）及びこれらの法律が委任する政令及び規則等の定めるところによる。

２ この規程において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、次の各号のい ずれかに該当するものをいう。

（１） 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画若しくは電磁的 記録（電磁的方式（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することが できない方式をいう。次項第２号において同じ。）で作られる記録をいう。以下同じ。） に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の

事項（個人識別符号を除く。）をいう。以下同じ。）により特定の個人を識別すること ができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別す ることができることとなるものを含む。）

（２） 個人識別符号が含まれるもの

３ この規程において「個人識別符号」とは、次の各号のいずれかに該当する文字、番号、記 号その他の符号のうち、政令で定めるものをいう。

（１） 特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、 番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの （２） 個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当 てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式に より記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又 は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しく は記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別する ことができるもの

４ この規程において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪 の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益 が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれ る個人情報をいう。

５ この規程において「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をい う。

６ この規程において「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であっ て、次に掲げるもの（利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとし て政令で定めるものを除く。）をいう。

（１） 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成 したもの

（２） 前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように 体系的に構成したものとして政令で定めるもの

７ この規程において「仮名加工情報」とは、次の各号に掲げる個人情報の区分に応じて当該 各号に定める措置を講じて他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができな いように個人情報を加工して得られる個人に関する情報をいう。

（１） 第２項第１号に該当する個人情報 当該個人情報に含まれる記述等の一部を削除 すること（当該一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の 記述等に置き換えることを含む。）。

（２） 第２項第２号に該当する個人情報 当該個人情報に含まれる個人識別符号の全部 を削除すること（当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法によ り他の記述等に置き換えることを含む。）。

８ この規程において「匿名加工情報」とは、次の各号に掲げる個人情報の区分に応じて当各 号に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して 得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにした ものをいう。

（１） 第２項第１号に該当する個人情報 当該個人情報に含まれる記述等の一部を削除 すること（当該一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の 記述等に置き換えることを含む。）。

（２） 第２項第２号に該当する個人情報 当該個人情報に含まれる個人識別符号の全部 を削除すること（当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法によ り他の記述等に置き換えることを含む。）。

９ この規程において「個人関連情報」とは、生存する個人に関する情報であって、個人情報、 仮名加工情報及び匿名加工情報のいずれにも該当しないものをいう。

１０ この規程において「保有個人情報」とは、研究所の職員等が職務上作成し、又は取得し た個人情報であって、研究所の職員等が組織的に用いるものとして、研究所が保有してい るものをいう。ただし、「独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律」（平成１ ３年法律第１４０号）第２条第２項各号に規定する法人文書（同項第４号に掲げるものを 含む。）に記録されているものに限る。

１１ この規程において「個人情報ファイル」とは、保有個人情報を含む情報の集合物であっ て、次に掲げるものをいう。

（１） 一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検 索することができるように体系的に構成したもの

（２） 前号に掲げるもののほか、一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、 その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的 に構成したもの

１２ この規程において「行政機関等匿名加工情報」とは、次の各号のいずれにも該当する個 人情報ファイルを構成する保有個人情報の全部又は一部（これらの一部に「独立行政法人 等の保有する情報の公開に関する法律」（平成１３年法律第１４０号。以下「独立行政法 人等情報公開法」という。）第５条に規定する不開示情報（同条第２号に掲げる情報を除 き、同条第２号ただし書に規定する情報を含む。）が含まれているときは、これらの不開

示情報に該当する部分を除く。）を加工して得られる匿名加工情報をいう。 （１） 法第７５条第２項各号のいずれかに該当するもの又は同条第３項の規定により同 条第１項に規定する個人情報ファイル簿に掲載しないこととされるものでないこと。 （２） 独立行政法人等情報公開法第２条第１項に規定する独立行政法人等に対し、当該 個人情報ファイルを構成する保有個人情報が記録されている法人文書の開示の請求（独 立行政法人等情報公開法第３条の規定による開示の請求をいう。）があったとしたなら ば、これらの者が次のいずれかを行うこととなるものであること。

ア 当該行政文書等に記録されている保有個人情報の全部又は一部を開示する旨の決定 をすること。

イ 独立行政法人等情報公開法第１４条第１項若しくは第２項の規定により意見書の提 出の機会を与えること。

（３） 行政機関等の事務及び事業の適正かつ円滑な運営に支障のない範囲内で、法第１ １４条第１項の基準に従い、当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報を加工して 匿名加工情報を作成することができるものであること。

１３ この章において「行政機関等匿名加工情報ファイル」とは、行政機関等匿名加工情報を 含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。

（１） 特定の行政機関等匿名加工情報を電子計算機を用いて検索することができるよう に体系的に構成したもの

（２） 前号に掲げるもののほか、特定の行政機関等匿名加工情報を容易に検索すること ができるように体系的に構成したものとして政令で定めるもの

１４ この規程において、「個人情報等」 とは、個人情報、仮名加工情報、匿名加工情報、 個人関連情報その他の個人情報保護法により定義され、同法の対象となる情報及び番号法 により定義され、同法の対象となる情報をいう。

１５ この規程において「特定個人情報等」とは、個人番号その他の特定個人情報をいう。 １６ この規程において「職員等」とは、研究所の役員、定年制職員、無期雇用職員、任期制 職員その他研究所の業務に従事する者（派遣労働者を含む。）をいう。

第２章 個人情報等保護の管理体制

（総括個人情報管理者）

第３条 研究所における個人情報等の管理を統括するため、総括個人情報管理者を一人置く。 ２ 総括個人情報管理者は、理事（総務担当）をもって充てる。

（総務部長）

第４条 総務部長は、総括個人情報管理者を補佐し、個人情報等の管理に係わる事務を掌理す る。

（個人情報管理者等）

第５条 個人情報等を取り扱う室（「組織規程」（平成３０年規程第１号）第３５条第１項に 規定する室をいう。以下同じ。）及び課（組織規程第３６条第１項に規定する課をいう。 以下同じ。）並びにこれらに準じる組織（以下「課等」という。）に、個人情報管理者を 置く。

２ 個人情報管理者は、当該課等の長又は同等以上の者とし、課等の個人情報等の管理に係る 事務を掌理する。

個人情報等を情報システムで取り扱う場合、個人情報管理者は、当該情報システムの管 理者と連携して、適切な管理を確保する。

３ 個人情報管理者は、所属職員等のうちから、個人情報管理担当者を一人又は複数人置くこ とができる。個人情報管理担当者は、個人情報管理者を補佐し、課等における個人情報等 の管理に関する事務を担当する。

４ 課等以外の組織において直接個人情報を取り扱うことがある場合には、当該組織を課等と みなして本規程を適用する。

（委員会）

第６条 総括個人情報管理者は、個人情報等の管理に係わる重要事項の決定、連絡・調整等を 行うため必要があると認めるときは、情報公開・個人情報保護委員会を定期に又は随時に 開催する。

２ 情報公開・個人情報保護委員会については、「情報公開・個人情報保護委員会設置規程」 （平成１５年規程第２３号）に定めるところによる。

第３章 教育研修

（教育研修）

第７条 総括個人情報管理者は、個人情報等の取扱いに従事する職員等に対し、個人情報等の 取扱いについて理解を深め、個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その 他必要な教育研修を行わなければならない。

２ 総括個人情報管理者は、個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事す る職員等に対し、個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキ ュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。ただし、研究所の他の組織において情報シ

ステムの管理、運用及びセキュリティ対策に関する教育研修を行っている場合において、 総括個人情報管理者が、当該教育研修が本項の教育研修に必要な水準を満たしていると認 めるときは、当該教育研修の実施をもって本項の教育研修を実施したものとみなすことが できる。

３ 総括個人情報管理者は、個人情報管理者及び個人情報管理担当者に対し、課等の現場にお ける個人情報等の適切な管理のための教育研修を実施しなければならない。 ４ 個人情報管理者は、当該課等の職員等に対し、個人情報等の適切な管理のために、総括個 人情報管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講じなけれ ばならない。

第４章 個人情報等の取扱い

（職員等の責務）

第８条 職員等は、個人情報保護法及び番号法、関連する法令及び規程等の定め並びに総括個 人情報管理者、総務部長及び個人情報管理者の指示に従い、個人情報等を取り扱わなけれ ばならない。

（アクセス制限）

第９条 個人情報管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容（個人識別の容易性（匿名化の程 度等）、要配慮個人情報の有無並びに漏えい等が発生した場合に生じ得る被害の性質及び 程度等をいう。以下同じ。）に応じて、当該個人情報等にアクセスする権限を有する職員 等の範囲と権限の内容を、当該職員等が業務を行う上で必要最小限の範囲に限らなくては ならない。

２ アクセス権限を有しない職員等は、個人情報等にアクセスしてはならない。 ３ 職員等は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で個人情報等 にアクセスしてはならない。

（利用目的の特定）

第１０条 職員等は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」 という。）をできる限り特定しなければならない。

２ 職員等は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に 認められる範囲を超えて行ってはならない。

（利用目的による制限）

第１１条 職員等は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目 的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。

２ 職員等は、研究所が合併その他の事由により他の個人情報取扱事業者から事業を承継する ことに伴って個人情報を取得した場合は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意 を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該 個人情報を取り扱ってはならない。

３ 前二項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

（１） 法令に基づく場合

（２） 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を 得ることが困難であるとき。

（３） 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であっ て、本人の同意を得ることが困難であるとき。

（４） 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂 行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当 該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

（５） 当該個人情報を学術研究の用に供する目的（以下この章において「学術研究目的」 という。）で取り扱う必要があるとき（当該個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究 目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。

（６） 学術研究機関等に個人データ（個人情報データベース等を構成する個人情報）を 提供する場合であって、当該学術研究機関等が当該個人データを学術研究目的で取り扱 う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を 含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。

（不適正な利用等の禁止）

第１２条 職員等は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個 人情報を利用してはならない。

２ 職員等は、その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当 な目的に利用してはならない。

（適正な取得）

第１３条 職員等は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。 ２ 職員等は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情 報を取得してはならない。

（１） 法令に基づく場合

（２） 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を 得ることが困難であるとき。

（３） 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であっ て、本人の同意を得ることが困難であるとき。

（４） 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂 行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当 該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

（５） 当該要配慮個人情報を学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該要配慮個人 情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に 侵害するおそれがある場合を除く。）。

（６） 学術研究機関等から当該要配慮個人情報を取得する場合であって、当該要配慮個 人情報を学術研究目的で取得する必要があるとき（当該要配慮個人情報を取得する目的 の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがあ る場合を除く。）（研究所と当該学術研究機関等が共同して学術研究を行う場合に限

る。）。

（７） 当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関等、法第 ５７条第１項各号に掲げられる者その他個人情報保護委員会規則で定められる者により 公開されている場合

（８） その他前各号に掲げる場合に準ずるものとして政令で定める場合 （取得に際しての利用目的の通知等）

第１４条 職員等は、業務上の目的で個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を 公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなけれ ばならない。

２ 職員等は、前項の規定にかかわらず、研究所が本人との間で契約を締結することに伴って 契約書その他の書面（電磁的記録を含む。以下この項において同じ。）に記載された当該 本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報

を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。 ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでな い。

３ 職員等は、研究所が利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通 知し、又は公表しなければならない。

４ 前３項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

（１） 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、 財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

（２） 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより研究所の権利又は正当な利益 を害するおそれがある場合

（３） 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する 必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務 の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

（４） 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

（複製等の制限）

第１５条 職員等が業務上の目的で個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為につ いては、当該個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができるときを 限定し、職員等は、個人情報管理者の指示に従って行わなければならない。 （１） 個人情報の複製

（２） 個人情報の送信

（３） 個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し

（４） その他個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

（データ内容の正確性の確保等）

第１６条 職員等は、利用目的の達成に必要な範囲内で、個人データを正確かつ最新の内容に 保つとともに、利用する必要がなくなった時は、当該個人データを遅滞なく消去するよう 努めなければならない。

２ 職員等は、情報システムで取り扱う個人データの重要度に応じて、入力原票と入力内容と の照合、処理前後の当該個人データの内容の確認、既存の個人データとの照合等を行わな ければならない。

３ 職員等は、個人データの内容に誤り等を発見した場合には、個人情報管理者の指示に従い、 訂正等を行わなければならない。

（媒体の管理等）

第１７条 職員等は、個人情報管理者の指示に従い、個人情報等が記録されている媒体（端末 及びサーバに内蔵されているものを含む。次条において同じ。）を定められた場所に保管 するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行わなければな らない。

（廃棄等）

第１８条 職員等は、個人情報等又は個人情報等が記録されている媒体が不要となった場合に は、個人情報管理者の指示に従い、当該個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当 該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。

（安全管理措置等）

第１９条 研究所は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人デ ータの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じるものとする。

２ 職員等は、個人データを取り扱うに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよ う、前項の措置のほか研究所の監督に従わなければならない。

（委託先の監督）

第２０条 個人データの取扱いに係る業務の全部又は一部を外部に委託する場合には、その取 扱いを委託された個人データの安全管理を図られるよう、個人データの適切な管理を行う 能力を有しない者を選定することをしない等の必要な措置を講じなければならない。

また、契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従 事者の管理及び実施体制、個人データの管理の状況についての検査に関する事項等の必要 な事項について書面で確認しなければならない。

（１） 個人データに関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務

（２） 再委託（再委託先が委託先の子会社（「会社法」（平成１７年法律第８６号）第 ２条第３号に規定する子会社をいう。）である場合も含む。以下この号及び第６項にお いて同じ。）の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項

（３） 個人データの複製等の制限に関する事項

（４） 個人データの漏えい、滅失又は毀損等の事案の発生時における対応に関する事項 （５） 委託終了時における個人データの消去及び媒体の返却に関する事項 （６） 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項

２ 個人データの取扱いに係る業務の全部又は一部を外部に委託するときには、委託する業務 に係る個人データの秘匿性等その内容及びその量等に応じて、委託先における管理体制及 び実施体制並びに個人データの管理の状況について、個人情報管理者は、少なくとも年１ 回以上、原則として実地検査により確認しなければならない。

３ 委託先において、個人データの取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第１ 項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る個人データの秘匿性等その内容 に応じて、委託先を通じて又は委託元である研究所が前項の措置を実施しなければならな い。個人データの取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も、同様 とする。

４ 個人データの取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約 書に秘密保持義務等個人データの取扱いに関する事項を明記しなければならない。 ５ 個人データを提供又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減す る観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、個人データの秘匿性等その内容等 に応じて、氏名を番号に置き換える等の措置を講じなければならない。

６ 個人データにあたらない個人情報の取扱いに係る業務の全部又は一部を外部に委託する場 合において、研究所が必要と認める場合には、当該委託について前五項の規定を準用する。 （第三者提供の制限）

第２１条 職員等は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人デ ータを第三者に提供してはならない。

（１） 法令に基づく場合

（２） 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を 得ることが困難であるとき。

（３） 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であっ て、本人の同意を得ることが困難であるとき。

（４） 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂 行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当 該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

（５） 当該個人データの提供が学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき （個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。

（６） 当該個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき（当該個人データを提 供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害する おそれがある場合を除く。）（研究所と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限 る。）。

（７） 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データ を学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学 術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除 く。）。

２ 職員等は、第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別 される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる 事項について、研究所が、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、 本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届 け出たときは、前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができ る。ただし、第三者に提供される個人データが要配慮個人情報又は第１３条第１項の規定 に違反して取得されたもの若しくは他の個人情報取扱事業者からこの項本文の規定により 提供されたもの（その全部又は一部を複製し、又は加工したものを含む。）である場合は、 この限りでない。

（１） 研究所の名称及び住所並びに代表者の氏名

（２） 第三者への提供を利用目的とすること。

（３） 第三者に提供される個人データの項目

（４） 第三者に提供される個人データの取得の方法

（５） 第三者への提供の方法

（６） 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止す ること。

（７） 本人の求めを受け付ける方法

（８） その他個人の権利利益を保護するために必要なものとして個人情報保護委員会規 則で定める事項

３ 研究所は、前項第１号に掲げる事項に変更があったとき又は同項の規定による個人データ の提供をやめたときは遅滞なく、同項第３号から第５号まで、第７号又は第８号に掲げる 事項を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、個人情報保護委員会規則で 定めるところにより、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個 人情報保護委員会に届け出なければならない。

４ 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前各項の規定の適用につ いては、第三者に該当しないものとする。

（１） 研究所が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は 一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合

（２） 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合 （３） 特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場 合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者 の範囲、利用する者の利用目的並びに当該個人データの管理について責任を有する者の 氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名について、あらかじめ、 本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。

５ 研究所は、前項第３号に規定する個人データの管理について責任を有する者の氏名、名称 若しくは住所又は法人にあっては、その代表者の氏名に変更があったときは遅滞なく、同 号に規定する利用する者の利用目的又は当該責任を有する者を変更しようとするときはあ らかじめ、その旨について、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなけれ ばならない。

（外国にある第三者への提供の制限）

第２２条 職員等は、研究所が外国（本邦の域外にある国又は地域をいう。以下この条及び第 ２５条第１項第２号において同じ。）（個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水 準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国として個人情報保護 委員会規則で定めるものを除く。以下この条及び同号において同じ。）にある第三者（個 人データの取扱いについて個人情報保護法第４章第２節の規定により個人情報取扱事業者

が講ずべきこととされている措置に相当する措置（第３項において「相当措置」という。） を継続的に講ずるために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に適合す る体制を整備している者を除く。以下この項及び次項並びに同号において同じ。）に個人 データを提供する場合には、前条第１項各号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ外国に ある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得なければならない。この場合においては、 同条の規定は、適用しない。

２ 職員等は、前項の規定により本人の同意を得ようとする場合には、個人情報保護委員会規 則で定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、

当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報を 当該本人に提供しなければならない。

３ 職員等は、研究所が個人データを外国にある第三者（第１項に規定する体制を整備してい る者に限る。）に提供した場合には、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当 該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講ずるとともに、 本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供しなければならない。 （第三者提供に係る記録の作成等）

第２３条 職員等は、研究所が個人データを第三者（法第１６条第２項各号に掲げる者を除く。 以下この条及び次条（第２５条第３項において読み替えて準用する場合を含む。）におい て同じ。）に提供したときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人 データを提供した年月日、当該第三者の氏名又は名称その他の個人情報保護委員会規則で 定める事項に関する記録を作成しなければならない。ただし、当該個人データの提供が第 ２１条第１項各号又は第４項各号のいずれか（前条第１項の規定による個人データの提供

にあっては、第２１条第１項各号のいずれか）に該当する場合は、この限りでない。 ２ 職員等は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期 間保存しなければならない。

（第三者提供を受ける際の確認等）

第２４条 職員等は、研究所が第三者から個人データの提供を受けるに際しては、個人情報保 護委員会規則で定めるところにより、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。た だし、当該個人データの提供が第２１条第１項各号又は第４項各号のいずれかに該当する 場合は、この限りでない。

（１） 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名 （２） 当該第三者による当該個人データの取得の経緯

２ 職員等は、前項の規定による確認を行ったときは、個人情報保護委員会規則で定めるとこ ろにより、当該個人データの提供を受けた年月日、当該確認に係る事項その他の個人情報 保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。

３ 職員等は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期 間保存しなければならない。

（個人関連情報の第三者提供の制限等）

第２５条 職員等は、第三者が個人関連情報（個人関連情報データベース等を構成するものに 限る。以下この条において同じ。）を個人データとして取得することが想定されるときは、 第２１条第１項各号に掲げる場合を除くほか、次に掲げる事項について、あらかじめ個人 情報保護委員会規則で定めるところにより確認することをしないで、当該個人関連情報を 当該第三者に提供してはならない。

（１） 当該第三者が研究所から個人関連情報の提供を受けて本人が識別される個人デー タとして取得することを認める旨の当該本人の同意が得られていること。 （２） 外国にある第三者への提供にあっては、前号の本人の同意を得ようとする場合に おいて、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、当該外国におけ る個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その 他当該本人に参考となるべき情報が当該本人に提供されていること。

２ 第２２条第３項の規定は、前項の規定により個人関連情報取扱事業者が個人関連情報を提 供する場合について準用する。この場合において、同条第３項中「講ずるとともに、本人 の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供し」とあるのは、「講じ」 と読み替えるものとする。

３ 前条第２項及び第３項の規定は、第１項の規定により研究所が確認する場合について準用 する。この場合において、同条第３項中「の提供を受けた」とあるのは、「を提供した」 と読み替えるものとする。

（個人データの提供又は個人関連情報の提供に関する従事者の義務）

第２６条 職員等は、研究所が第三者に対して個人データの提供又は個人関連情報の提供を行 う際に、当該第三者から法第３０条第１項各号又は法第３１条１項各号の確認を求められ た場合には、当該第三者に対して確認に係る事項を偽ってはならない。

（仮名加工情報の作成等）

第２７条 職員等は、仮名加工情報（仮名加工情報データベース等を構成するものに限る。以 下この条及び次条において同じ。）を作成するときは、他の情報と照合しない限り特定の 個人を識別することができないようにするために必要なものとして個人情報保護委員会規 則で定める基準に従い、個人情報を加工しなければならない。

２ 職員等は、仮名加工情報を作成したとき、又は仮名加工情報及び当該仮名加工情報に係る 削除情報等（仮名加工情報の作成に用いられた個人情報から削除された記述等及び個人識 別符号並びに前項の規定により行われた加工の方法に関する情報をいう。以下この条及び 次条第３項において読み替えて準用する第７項において同じ。）を取得したときは、削除 情報等の漏えいを防止するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準 に従い、削除情報等の安全管理のための措置を講じなければならない。

３ 職員等は、第１１条の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、第１０条第１項 の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、仮名加工情報（個人情報 であるものに限る。）を取り扱ってはならない。

４ 仮名加工情報についての第１４条の規定の適用については、同条第１項及び第３項中「、 本人に通知し、又は公表し」とあるのは「公表し」と、同条第４項第１号から第３号まで の規定中「本人に通知し、又は公表する」とあるのは「公表する」とする。

５ 職員等は、仮名加工情報である個人データ及び削除情報等を利用する必要がなくなったと きは、当該個人データ及び削除情報等を遅滞なく消去するよう努めなければならない。こ の場合においては、第１６条の規定は、適用しない。

６ 職員等は、第２１条第１項及び第２項並びに第２２条第１項の規定にかかわらず、法令に 基づく場合を除くほか、仮名加工情報である個人データを第三者に提供してはならない。 この場合において、第２１条第４項中「前各項」とあるのは「第２７条第５項」と、同項 第３号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表 して」と、同条第５項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなけれ ば」とあるのは「公表しなければ」と、第２３条第１項ただし書中「第２１条第１項各号 又は第４項各号のいずれか（前条第１項の規定による個人データの提供にあっては、第２ １条第１項各号のいずれか）」とあり、及び第２４条第１項ただし書中「第２１条第１項 各号又は第４項各号のいずれか」とあるのは「法令に基づく場合又は第２１条第４項各号 のいずれか」とする。

７ 職員等は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、当該仮名加工情報の作成に用いられた 個人情報に係る本人を識別するために、当該仮名加工情報を他の情報と照合してはならな い。

８ 職員等は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、電話をかけ、郵便若しくは「民間事業 者による信書の送達に関する法律」（平成１４年法律第９９号）第２条第６項に規定する 一般信書便事業者若しくは同条第９項に規定する特定信書便事業者による同条第２項に規 定する信書便により送付し、電報を送達し、ファクシミリ装置若しくは電磁的方法（電子 情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であって個人情報保 護委員会規則で定めるものをいう。）を用いて送信し、又は住居を訪問するために、当該 仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用してはならない。

９ 仮名加工情報、仮名加工情報である個人データ及び仮名加工情報である保有個人データに ついては、第１０条第２項及び第２０条の２の規定は、適用しない。

（仮名加工情報の第三者提供の制限等）

第２８条 職員等は、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報（個人情報であるものを除 く。次項及び第３項において同じ。）を第三者に提供してはならない。

２ 第２１条第４項及び第５項の規定は、仮名加工情報の提供を受ける者について準用する。 この場合において、同条第４項中「前各項」とあるのは「第２７条第１項」と、同項第３ 号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」 と、同条第５項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」と あるのは「公表しなければ」と読み替えるものとする。

３ 第１９条並びに前条第７項及び第８項の規定は、職員等による仮名加工情報の取扱いにつ いて準用する。この場合において、第１９条中「漏えい、滅失又は毀損」とあるのは「漏 えい」と、前条第７項中「ために、」とあるのは「ために、削除情報等を取得し、又は」 と読み替える。

（事案の報告及び再発防止措置）

第２９条 個人情報の漏えい、滅失又は毀損等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務 取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等安全確保の上で問 題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識し

た職員等は、直ちに当該個人情報を管理する個人情報管理者に報告しなければならない。 ２ 個人情報管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講じなけれ ばならない。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端 末等の LAN ケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直 ちに行う（職員等に行わせることを含む。）ものとする。

３ 個人情報管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総務部長に報告しなけれ ばならない。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総務部長に当該 事案の内容等について報告する。

４ 総務部長は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事 案の内容、経緯、被害状況等を総括個人情報管理者を通じて理事長に速やかに報告しなけ ればならない。

また、総務部長は、事案の内容等に応じて、事案の内容、経緯、被害状況等について、 文部科学省に対し、総括個人情報管理者を通じて速やかに情報提供を行う。

５ 個人情報管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じな ければならない。

６ 総務部長は、発生した事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当 該事案に係る個人情報の本人への対応等の措置を講じなければならない。 （漏えいの報告等）

第３０条 研究所は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失、毀損その他のこれらの安全の 確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして個人情報保護 委員会規則で定めるものが生じたときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、 当該事態が生じた旨を個人情報保護委員会に報告しなければならない。ただし、他の個人 情報取扱事業者又は行政機関等から当該個人データの取扱いの全部又は一部の委託を受け た場合であって、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該事態が生じた旨を 当該他の個人情報取扱事業者又は行政機関等に通知したときは、この限りでない。

２ 前項本文に規定する場合には、研究所は、本人に対し、個人情報保護委員会規則で定める ところにより、当該事態が生じた旨を通知しなければならない。ただし、本人への通知が 困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとる ときは、この限りでない。

（情報セキュリティ）

第３１条 研究所は、本規程に定めるほか、「個人データセキュリティ細則」（平成１７細則 第８号）その他研究所の情報セキュリティに関する諸規程の定めるところにより、個人デ ータの漏えい防止等の措置を講じなければならない。

第５章 個人情報ファイル簿の作成及び公表等

（個人情報ファイルの保有に関する通知）

第３２条 個人情報ファイルを保有するときは、当該課等の個人情報管理者は、あらかじめ総 務部長に対し、次に掲げる事項等を通知しなければならない。これを変更するときも、同 様とする。

（１） 個人情報ファイルの名称

（２） 個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織の名称 （３） 個人情報ファイルの利用目的

（４） 個人情報ファイルに記録される項目（以下この条において「記録項目」という。） 及び本人（他の個人の氏名、生年月日その他の記述等によらないで検索し得るものに限 る。次項９号において同じ。）として個人情報ファイルに記録される個人の範囲（以下 この条において「記録範囲」という。）及び本人の数（概数）

（５） 個人情報ファイルに記録される個人情報（以下この条において「記録情報」とい う。）の収集方法

（６） 記録情報に要配慮個人情報が含まれるときは、その旨

（７） 記録情報を研究所以外の者に経常的に提供するときは、その提供先 （８） 法第７６条第１項による開示請求、法第９０条第１項による訂正請求又は法第９ ８条第１項の規定による利用停止請求を受理する組織の名称及び所在地 （９） 前号の訂正請求及び利用停止請求について、他の法律又はこれに基づく命令の規 定による特別の手続きが定められているときは、当該法令の名称等

（１０） 個人情報ファイルの媒体の種別（電子ファイル又は紙ファイル）

（１１） 電子ファイルについて、当該ファイルの利用目的及び記録範囲の範囲内である 紙ファイルがあるときは、その旨

（１２） 行政機関等匿名加工情報の提案の募集をする個人情報ファイルであるときは、 その旨

２ 前項の規定は、次に掲げる個人情報ファイルについては、適用しない。 （１） 職員等又はこれらの職にあった者に係る個人情報ファイルであって、専らその人 事、給与、若しくは福利厚生に関する事項又はこれらに準ずる事項を記録するもの（職 員等の採用試験に関する個人情報ファイルを含む。）

（２） 専ら試験的な電子計算機処理の用に供するための個人情報ファイル （３） 前項の規定による事前通知に係る個人情報ファイルに記録されている記録情報の 全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって、その利用目的、記録項目及び記録 範囲が当該事前通知に係るこれらの事項の範囲内のもの

（４） 一年以内に消去することとなる記録情報のみを記録する個人情報ファイル （５） 資料その他の物品若しくは金銭の送付又は業務上必要な連絡のために利用する記 録情報を記録した個人情報ファイルであって、送付又は連絡の相手方の氏名、住所その 他の送付又は連絡に必要な事項のみを記録するもの

（６） 職員等が学術研究の用に供するためその発意に基づき作成し、又は取得する個人 情報ファイルであって、記録情報を専ら当該学術研究の目的のために利用するもの （７） 本人の数が１,０００に満たない個人情報ファイル

（８） 前各号に掲げる個人情報ファイルに準ずるものとして、政令で定める個人情報フ ァイル

（９） 前項の規定による公表に係る個人情報ファイルに記録されている記録情報の全部 又は一部を記録した個人情報ファイルであって、その利用目的、記録項目及び記録範囲 が当該公表に係るこれらの事項の範囲内のもの

（１０） 前号に掲げる個人情報ファイルに準ずるものとして政令で定める個人情報ファ イル

（１１） 一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特 定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの（ただし電子 計算機を用いて検索することができるものを除く。）

３ 第１項の規定にかかわらず、記録項目の一部若しくは同項第５号若しくは第６号に掲げる 事項を個人情報ファイル簿に記載し、又は個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載 することにより、利用目的に係る事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行 を著しい支障を及ぼすおそれがあると認められるときは、その記録項目の一部若しくは事 項を記載せず、又はその個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載しないことができ る。

４ 特定個人情報ファイルを保有するときは、当該課等の個人情報管理者は、あらかじめ総務 部長に対し、番号法第２８条第１項に掲げる事項等を通知しなければならない。これを変 更するときも、同様とする。

５ 前項の通知を受け、総務部長は、必要に応じて番号法第２８条に基づき個人情報保護委員 会の承認に必要な手続き等を行う。

（個人情報ファイル簿の作成及び公表）

第３３条 総務部長は、前条第１項の通知に基づき個人情報ファイル簿を作成し、公表する。 ２ 前項の個人情報ファイル簿の作成及び公表については、法令及び「個人情報ファイル簿及 び保有個人情報の開示・訂正等について」（平成１７年通達第３号。以下「開示等通達」 という。）に定めるところによる。

（適用除外）

第３４条 保有個人情報（「独立行政法人等情報公開法」第５条に規定する不開示情報を専ら 記録する法人文書に記録されているものに限る。）のうち、まだ分類その他の整理が行わ れていないもので、同一の利用目的に係るものが著しく大量にあるためその中から特定の 個人情報を検索することが著しく困難であるものは、本章の規定の適用については、研究 所に保有されていないものとみなす。次章についても同様とする。

第６章 開示、訂正及び利用停止等

（開示及び訂正等）

第３５条 研究所は、法令、本規程及び開示等通達の定めるところにより、保有個人情報の開 示、訂正及び利用停止を行うものとする。

第７章 匿名加工情報

（行政機関等匿名加工情報の提供等）

第３６条 研究所は、法令、本規程及び「行政機関等匿名加工情報の提供等について」（平成 ２９年通達第３３号）の定めるところにより、行政機関等匿名加工情報の作成及び提供等 ものとする。

（識別行為の禁止等）

第３７条 職員等は、行政機関等匿名加工情報を取り扱うに当たっては、法令に基づく場合を 除き、行政機関等匿名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、 当該行政機関等匿名加工情報を他の情報と照合してはならない。

２ 研究所は、行政機関等匿名加工情報、法第１０９条第４項に規定する削除情報及び第１１ ６条第１項の規定により行った加工の方法に関する情報（以下この条及び次条において 「行政機関等匿名加工情報等」という。）の漏えいを防止するために必要なものとして個 人情報保護委員会規則で定める基準に従い、行政機関等匿名加工情報等の適切な管理のた めに必要な措置を講じるものとし、職員等はこれに従わなければならない。 ３ 前二項の規定は、研究所から行政機関等匿名加工情報等の取扱いの委託（２以上の段階に わたる委託を含む。）を受けた者が受託した業務を行う場合について準用する。 （従事者の義務）

第３８条 行政機関等匿名加工情報等の取扱いに従事している職員等若しくは従事していた職 員等又は職員等であった者は、その業務に関して知り得た行政機関等匿名加工情報等の内 容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。

（匿名加工情報の取扱いに係る義務）

第３９条 研究所は、匿名加工情報（行政機関等匿名加工情報を除く。以下この条において同 じ。）を第三者に提供するときは、法令に基づく場合を除き、個人情報保護委員会規則で 定めるところにより、あらかじめ、第三者に提供される匿名加工情報に含まれる個人に関 する情報の項目及びその提供の方法について公表するとともに、当該第三者に対して、当 該提供に係る情報が匿名加工情報である旨を明示しなければならない。

２ 研究所は、匿名加工情報を取り扱うに当たっては、法令に基づく場合を除き、当該匿名加 工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該個人情報から削除 された記述等若しくは個人識別符号若しくは法第４３条第１項の規定により行われた加工

の方法に関する情報を取得し、又は当該匿名加工情報を他の情報と照合してはならない。 ３ 研究所は、匿名加工情報の漏えいを防止するために必要なものとして個人情報保護委員会 規則で定める基準に従い、匿名加工情報の適切な管理のために必要な措置を講じるものと する。

４ 前二項の規定は、研究所から匿名加工情報の取扱いの委託（二以上の段階にわたる委託を 含む。）を受けた者が受託した業務を行う場合について準用する。

第８章 苦情処理

（苦情処理）

第４０条 研究所は、個人情報、仮名加工情報又は匿名加工情報の取扱いに関する苦情（以下 「苦情」という。）の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

２ 研究所は、苦情の相談の受付等を行う窓口を総務部総務課に設ける。 ３ 苦情を受付けたときは、関係する課等は、苦情に関する、仮名加工情報又は匿名加工情報 の取扱いの状況等を迅速に調査して、その適切な措置について総務部長に協議しなければ ならない。

４ 苦情の処理は、必要と認めるときは総括個人情報管理者のもとで行う。 ５ 苦情の処理結果は、必要と認めるときは苦情を申出た者に書面で通知する。

第９章 特定個人情報等の取扱いに関する特則

（特定個人情報等の取扱いに関する特則）

第４１条 本章において、特定個人情報等の取扱いに関する特則を定める。本章に定めのない 事項については、番号法及び同法が委任する政令及び規則等その他関連法令の定めに従う。 （特定個人情報等を取り扱う課等の個人情報管理者等）

第４２条 特定個人情報等を取り扱う課等の個人情報管理者は、担当業務において当該特定個 人情報等を取り扱う職員等（以下「事務取扱担当者」という。）並びにその役割を指定す る。

２ 特定個人情報等を取り扱う課等の個人情報管理者は、各事務取扱担当者が取り扱う特定個 人情報等の範囲を指定する。

３ 特定個人情報等を取り扱う課等の個人情報管理者は、次に掲げる体制を整備する。 （１） 事務取扱担当者が特定個人情報等の取扱いにおいて取扱規程等に違反している事 実又は兆候を把握した場合の個人情報管理者等への報告連絡体制

（２） 特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等事案の発生又は兆候を把握した場合の 職員等から個人情報管理者等への報告連絡体制

（３） 特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の分担及び責任の明確化 （４） 特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等事案の発生又は兆候を把握した場合の 対応体制

４ 課等以外の組織において特定個人情報等を直接取り扱う場合には、当該組織を課等とみな して、本章の規程を適用する。

（個人番号の利用の制限）

第４３条 職員等は、個人番号を、番号法が限定的に定めた個人番号関係事務の利用範囲内で あって、かつ、研究所の事務を行うために必要な限度で利用しなければならない。 （個人番号の提供の求めの制限）

第４４条 職員等は、個人番号関係事務を処理するために必要な場合その他番号法で定める場 合を除き、他人（自己と同一の世帯に属する者以外の者をいう。次条第２項括弧書におい て同じ。）に対し、個人番号の提供を求めてはならない。

（特定個人情報等の提供・収集・保管の制限）

第４５条 職員等は、番号法第１９条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等 の提供をしてはならない。

２ 職員等は、番号法第１９条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等（他人 の個人番号を含むものに限る。）を収集し、又は保管してはならない。

（特定個人情報ファイルの作成の制限）

第４６条 職員等は、個人番号関係事務を処理するために必要な場合その他番号法で定める場 合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

２ 特定個人情報ファイル（専ら研究所の職員又は職員であった者の人事、給与又は福利厚生 に関する事項を記録する者その他個人情報保護委員会規則で定めるものを除く。以下この 条において同じ。）を保有しようとするときは、当該課等の個人情報管理者は、当該特定 個人情報ファイルを保有する前に、あらかじめ総務部長に対し、番号法第２８条第１項各 号に掲げる事項等を通知しなければならない。当該特定個人情報ファイルについて、個人

情報保護委員会規則で定める重要な変更を加えようとするときも、同様とする。 ３ 前項の通知を受け、総務部長は、必要に応じて番号法第２８条に基づき個人情報保護委員 会の承認に必要な手続き等を行う。

（特定個人情報等の取扱状況の記録）

第４７条 個人情報管理者は、特定個人情報等の取扱状況を確認する手段を整備して、当該特 定個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録しなければならない。なお、 取扱状況を確認するための記録等には、特定個人情報等は記載しない。

（取扱区域、個人番号の安全管理措置等）

第４８条 個人情報管理者は、特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理 的な安全措置を講じなければならない。

２ 個人情報保護管理者は、前項のほか、その取り扱う個人番号の漏えい、滅失又は毀損の防 止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。 ３ 職員等は、個人データを取り扱うに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよ う、前二項の措置のほか研究所の監督に従わなければならない。

（個人番号関係事務の委託等）

第４９条 特定個人情報等を取り扱う課等の個人情報管理者は、個人番号関係事務の全部又は 一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき研究所が果たすべき安全管理 措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認しなければならない。

２ 特定個人情報等を取り扱う課等の個人情報管理者は、個人番号関係事務の全部又は一部の 委託をする際には、委託先において、研究所が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講 じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。

３ 特定個人情報等を取り扱う課等の個人情報管理者は、個人番号関係事務の全部又は一部の 委託先が再委託をする際には、委託をする個人番号関係事務において取り扱う特定個人情 報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断しなければならな い。再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。

（研修の実施）

第５０条 総括個人情報管理者は 、特定個人情報ファイルを保有し、又は保有しようとする ときは、特定個人情報ファイルを取り扱う事務に従事する者に対して、政令で定めるとこ ろにより、特定個人情報の適正な取り扱いを確保するために必要なサイバーセキュリティ

（「サイバーセキュリティ基本法」（平成２６年法律第１０４号）第２条に規定するサイ バーセキュリティをいう。）の確保に関する事項その他の事項に関する研修 を行わなけれ ばならない。ただし、研究所の他の組織においてサイバーセキュリティの確保に関する事

項その他の事項に関する教育研修を行っている場合において、総括個人情報管理者が、当 該教育研修が本条の教育研修に必要な水準を満たしていると認めるときは、当該教育研修 の実施をもって本条の教育研修を実施したものとみなすことができる。

（特定個人情報の漏えい等に関する報告等）

第５１条 研究所は、特定個人情報ファイルに記録された特定個人情報の漏えい、滅失、毀損 その他の特定個人情報の安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが 大きいものとして個人情報保護委員会規則で定めるものが生じたときは、個人情報保護委

員会規則で定めるところにより、当該事態が生じた旨を委員会に報告しなければならない。 ただし、研究所が、他の個人番号利用事務等実施者から当該個人番号利用事務等の全部又 は一部の委託を受けた場合であって、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当 該事態が生じた旨を当該他の個人番号利用事務等実施者に通知したときは、この限りでな い。

２ 前項に規定する場合（同項ただし書の規定による通知をした場合は除く。）には、研究所 は、本人に対し、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該事態が生じた旨を 通知しなければならない。ただし、本人への通知が困難な場合であって、本人の権利利益

を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。 （個人情報保護法の特例）

第５２条 研究所が保有し、又は保有しようとする特定個人情報に関して、本規程第１１条第 ３項第３号から第６号まで、第１３条２項、第２１条から第２４条まで及び第２６条の規 定は適用しない。

２ 前項に掲げた規定を除く本規程の他の規定を番号法第３０条２項の規定により読み替えて 適用する場合は、次表のとおり読み替える。

３ 個人番号に関しては、当該個人番号にかかる本人が死亡した後も本規程を適用するものと する。

第１０章 監査及び点検の実施等

（監査）

第５３条 研究所に監査責任者を一人置く。

２ 監査責任者は、監事・監査室長をもって充てる。

３ 監査責任者は、個人情報等の管理状況について定期に、及び必要に応じ随時監査を行う。 ４ 総務部長並びに個人情報管理者及び個人情報管理担当者は、監査に当たりその遂行に協力 するものとする。

５ 監査責任者は、監査の結果を総括個人情報管理者に報告する。

（点検）

第５４条 個人情報管理者は、各課等における個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等 について、定期に及び必要に応じ随時点検を行い、必要があると認めるときは、その結果 を総務部長を通じて総括個人情報管理者に報告しなければならない。

（評価及び見直し）

第５５条 総括個人情報管理者は、監査の結果を踏まえ、実効性等の観点から個人情報等の適 切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置 を講じなければならない。また、総括個人情報管理者、総務部長、個人情報管理者は、点 検の結果を踏まえ、実効性等の観点から個人情報等の適切な管理のための措置について評

価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講じなければならない。 （行政機関との連携）

第５６条 研究所は、「個人情報の保護に関する基本方針」（平成１６年４月２日閣議決定） を踏まえ、個人情報保護委員会及び文部科学省と緊密に連携して、個人情報等の適切な管 理を行う。

附 則

この規程は、平成１７年４月１日から施行する。

附 則（平成１７年９月２６日規程第５５号）

この規程は、平成１７年１０月１日から施行する。

附 則（平成１８年９月２９日規程第６９号）

この規程は、平成１８年１０月１日から施行する。

附 則（平成２２年３月２５日規程第２４号）

この規程は、平成２２年４月１日から施行する。

附 則（平成２２年７月２２日規程第４８号）

この規程は、平成２２年７月２２日から施行する。

附 則（平成２５年３月２８日規程第２５号）

この規程は、平成２５年４月１日から施行する。

附 則（平成２５年１０月２４日規程第６５号） この規程は、平成２５年１１月１日から施行する。

附 則（平成２６年１２月２５日規程第９３号） この規程は、平成２７年４月１日から施行する。

附 則（平成２７年３月１２日規程第３４号） この規程は、平成２７年４月１日から施行する。

附 則（平成２７年１２月１０日規程第９８号） この規程は、平成２８年１月１日から施行する。

附 則（平成２８年３月３１日規程第４９号） この規程は、平成２８年４月１日から施行する。

附 則（平成２９年５月２５日規程第３６号） この規程は、平成２９年５月３０日から施行する。

附 則（平成２９年６月８日規程第４３号） この規程は、平成２９年６月９日から施行する。

附 則（平成３０年３月３０日規程第３５号） この規程は、平成３０年４月１日から施行する。

附 則（平成３０年７月３１日規程第６４号） この規程は、平成３０年８月１日から施行する。

附 則（平成３０年１１月１５日規程第８９号） この規程は、平成３０年１２月１日から施行する。

附 則（令和２年６月１０日規程第２９２号） この規程は、令和２年６月１１日から施行する。

附 則（令和４年３月２４日規程第５０４号） この規程は、令和４年４月１日から施行する。

附 則（令和５年３月９日規程第１３号） この規程は、令和５年４月１日から施行する。